La regolamentazione europea del lavoro da remoto

La nuova pubblicazione del dipartimento europeo Employment and Labour di Andersen approfondisce le normative di 25 paesi europei dedicate al lavoro da remoto.

Nonostante si tratti di un trend nato più di 50 anni fa e regolamentato in alcuni paesi dall’ultimo ventennio, il lavoro a distanza si è diffuso a macchia d’olio soprattutto dall’inizio della pandemia. Ad oggi, la maggior parte dei lavoratori è consapevole che, prima o poi, il lavoro ibrido, agile, telematico o da remoto sarà inevitabilmente adottato in via definitiva, e non rappresenterà più solamente una soluzione ad-hoc per le situazioni di emergenza. Questo fenomeno richiede in primo luogo una risposta culturale, ma che deve necessariamente essere accompagnata da normative adeguate a rispondere alle esigenze specifiche che porta con sè.

Nonostante ci siano molte persone che hanno scelto di tornare in ufficio, è innegabile che lo smart working porti con sé degli elementi positivi:

• favorisce un sano equilibrio vita-lavoro
• supporta lo sviluppo di numerosi settori grazie alle soluzioni messe a disposizione dalla tecnologia
• permette a persone molto distanti a livello geografico di collaborare, facilitando l’acquisizione di talenti.

Tuttavia, è necessario che le aziende considerino le complicazioni derivanti dall’assunzione di risorse umane a livello internazionale. Per questo, i professionisti Andersen hanno redatto una nuova guida dedicata alla regolamentazione dello smart working in Europa, alla quale ha partecipato l’avvocato giuslavorista Uberto Percivalle, che ha approfondito la situazione italiana.

Implementazione del lavoro da remoto

La legislazione italiana distingue tre tipi di lavoro da remoto:

• telelavoro: lavoro svolto regolarmente al di fuori delle strutture del datore di lavoro, attraverso tecnologie informatiche, ma che potrebbe essere svolto anche presso le sue strutture; solitamente è eseguito da un unico luogo (spesso il domicilio del dipendente) e con normali orari d’ufficio.
  È regolamentato dalle parti sociali nell’Accordo Quadro Europeo del 2002, recepito in Italia da un Accordo Collettivo Interconfederale sul Telelavoro.
• lavoro agile: lavoro svolto in parte nei locali del datore di lavoro e in parte al di fuori di essi, con la possibilità da parte dei dipendenti di scegliere il luogo e l’orario ritenuto più idoneo, nel rispetto dell’orario di lavoro massimo previsto dalla legge e dai contratti collettivi.
  È regolato da disposizioni di legge e da un contratto collettivo generale (Interconfederal Collective Agreement on Agile Work), valido per la maggior parte dei settori, e da specifici contratti collettivi settoriali.
• lavoro a domicilio: svolgimento di attività produttive da parte dei dipendenti presso la propria abitazione o altrove.

Nei prossimi paragrafi, dove non diversamente specificato, si farà riferimento al lavoro agile.

Il lavoro agile può essere attuato esclusivamente su base volontaria: entrambe le parti possono ritirarsi da esso previo adeguato preavviso e non può essere imposto al dipendente. Alcune categorie di dipendenti hanno diritto prioritario per poter lavorare in modalità agile: i genitori di bambini minori di 12 anni o con disabilità, le persone con disabilità gravi o che hanno responsabilità di caregiver. L’accordo individuale per il lavoro agile deve definire il diritti e i doveri del dipendente, la durata definita o indefinita dell’accordo, i periodi di riposo, le misure tecniche e logistiche  volte ad assicurare il diritto di disconnessione dagli strumenti di lavoro e ogni specifica disposizione disciplinare legata alle prestazioni lavorative agili.

Coinvolgimento dei rappresentanti dei lavoratori e della autorità pubbliche e dell’immigrazione

I datori di lavoro non sono obbligati a confrontarsi con i sindacati o le unioni dei lavoratori per quanto riguarda l’attuazione degli accordi di lavoro agile. Tuttavia, è comune che i sindacati insistano per negoziare i dettagli del rimborso dei costi, l’organizzazione del lavoro e altri aspetti. Invece, i datori di lavoro sono tenuti a comunicare i nominativi dei dipendenti che lavorano in questa modalità al Ministero del Lavoro, e le date di inizio e fine del lavoro agile. La mancata segnalazione comporta una sanzione amministrativa da 100 a 500 euro da parte dell’Ispettorato del Lavoro per ogni dipendente interessato.

Strumenti di lavoro e rimborsi per le spese

L’Accordo Collettivo Interconfederale sul Lavoro Agile non prevede l’obbligo per il datore di lavoro di fornire ai dipendenti che prestano servizio da remoto le attrezzature di cui hanno bisogno. Non esistono nemmeno obblighi specifici a rimborsare i costi sostenuti dai lavoratori a distanza, come le bollette per l’elettricità e la connessione internet, nonostante i rimborsi siano frequentemente richiesti dai dipendenti.

Orari di lavoro, performance e diritto di disconnessione

Non esistono normative specifiche sugli orari dei lavoratori agili: sono soggetti alle regole ordinarie sull’orario e alla sua ordinaria registrazione attraverso il Libro Unico del Lavoro. Tuttavia, una delle caratteristiche principali di questa modalità è la flessibilità, dato che può espressivamente basarsi sugli obiettivi piuttosto che sugli orari. Nell’eventualità in cui le prestazioni di lavoro agile si basino sulla quantità di ore di lavoro svolto, i dipendenti non possono modificare il monte ore, ma possono determinare in modo flessibile quando lavorare (salvo eventuali limitazioni preventivamente concordate). In ogni caso, non è possibile superare i limiti prestabiliti sull’orario di lavoro.

Ai dipendenti è riconosciuto il diritto di disconnessione, ma le modalità in cui possono esercitarlo non sono definite giuridicamente. L’Accordo Interconfederale sul Lavoro prevede che i singoli contratti stabiliscano gli orari durante i quali i dipendenti possono disconnettersi e le misure tecniche e logistiche per far valere questo diritto.

Per quanto riguarda i telelavoratori, L’Accordo Quadro Europeo sul Telelavoro del 2022 prevede che i datori di lavoro possano verificare la conformità dei luoghi di lavoro alle leggi sulla sicurezza, anche attraverso ispezioni. Tuttavia, quando il luogo di lavoro è il domicilio o la casa del dipendente, tali controlli richiedono il suo consenso. Le leggi italiane sulla sicurezza hanno applicato questi principi alla lettera, validi anche per i lavoratori agili quando è possibile identificare uno specifico luogo di lavoro ricorrente.

Gli accordi individuali di lavoro agile devono stabilire le modalità con cui i datori di lavoro controlleranno le prestazioni dei dipendenti agili, sempre nel rispetto della loro privacy. Ciò comporta, ad esempio, il divieto di istallare software di controllo sui computer dei dipendenti, ma non di esercitare dei controlli sui loro strumenti di lavoro (come computer, tablet e cellulari). Le verifiche devono essere effettuate in conformità alle normative e i dipendenti devono essere avvisati ed informati sulle modalità in cui i controlli avverranno.

Salute, sicurezza e protezione dei dati

Data la flessibilità prevista dallo smart working, i datori di lavoro sono responsabili della salute e della sicurezza dei dipendenti in varie modalità. Fra queste, vi è l’obbligo di fornire linee guida annuali riguardanti i rischi generali e specifici per i propri dipendenti e tutte le informazioni utili per il corretto uso degli strumenti di lavoro.  In caso di infortuni al di fuori dei locali del datore di lavoro, il datore di lavoro è responsabile per qualsiasi violazione dell’obbligo di protezione dei dipendenti se le informazioni e gli avvisi forniti precedentemente risultassero inadeguati. Tuttavia, essi non saranno considerati inadempienti nel caso in cui gli incidenti fossero dovuti alla mancata osservanza delle istruzioni da parte dei dipendenti.

Nel caso di telelavoro (al contrario del lavoro agile), i datori di lavoro sono tenuti ad assicurarsi che il luogo di lavoro sia conforme alle norme di sicurezza.

Il datore di lavoro è tenuto a fornire corsi di formazione specifici riguardanti i rischi potenziali derivanti da diverse circostanze.

Non esistono normative specifiche riguardanti la sicurezza fisica dei lavoratori da remoto, ma le regole ordinarie sono sufficientemente ampie da coprire anche i rischi che questi possono affrontare.

I datori di lavoro sono tenuti alla tutela dei dati per quanto riguarda il trattamento dei dati relativi ai dipendenti agili. Il Contratto Collettivo Interconfederale sul Lavoro Agile prevede che sia sempre effettuata una valutazione dell’impatto del trattamento dei dati e di adottare politiche di lavoro agile coerenti con il concetto di security by design e che affrontino la gestione delle violazioni dei dati e l’adozione di adeguate misure di sicurezza (come crittografia e sistemi di autenticazione) e fornire formazione sull’uso, la custodia e la protezione degli strumenti di connessione remota, sulle precauzioni da adottare durante lo svolgimento delle mansioni e sulla gestione delle violazione ei dati.

Liability

I dipendenti che svolgono lavoro agile hanno in principio diritto alla stessa protezione contro gli infortuni di tutti gli altri dipendenti. Pertanto, eventuali infortuni sul lavoro sono trattati alla stregua di tutti gli altri. Tuttavia, può essere più difficile per i dipendenti dimostrare che gli incidenti si siano verificati durante lo svolgimento del lavoro e non durante le proprie attività personali quotidiane.

Non esistono norme speciali che regolino i danni causati ai beni dei dipendenti o dei datori di lavoro durante lo svolgimento del lavoro agile. La responsabilità di questi danni deve essere valutata secondo le normali norme che regolano il nesso di causalità, la negligenza, il dolo ecc.. L’Accordo Collettivo Interconfederale sul Telelavoro suggerisce che la responsabilità sia a carico dei datori di lavoro, fatte salve le disposizioni dei singoli accordi.